Jak zamówić wypis z rejestru gruntów krok po kroku w 2026 roku?

Wypis z rejestru gruntów to zestawienie informacji opisowych prowadzonych w ewidencji gruntów i budynków (EGiB) dla konkretnej jednostki rejestrowej, czyli dla wszystkich działek należących do tego samego właściciela w granicach jednego obrębu ewidencyjnego. Wypis ma moc dokumentu urzędowego i jest jedną z podstawowych przesłanek do ujawnienia zmian w księdze wieczystej, zawarcia aktu notarialnego, wystąpienia o warunki zabudowy czy pozwolenie na budowę.

W obiegu prawnym funkcjonują trzy zbliżone dokumenty z EGiB, odrębne od wypisu z MPZP, które łatwo pomylić:

• Wypis z rejestru gruntów – część opisowa ewidencji. Zawiera numer działki, obręb, powierzchnię (z dokładnością do 1 m²), rodzaj użytku, klasę bonitacyjną oraz – w wersji pełnej – imię, nazwisko i adres właściciela lub władającego.
• Wyrys z mapy ewidencyjnej – część graficzna. Pokazuje geometrię działki, sąsiednie numery ewidencyjne, linie użytków, często także przebieg granic administracyjnych. Nie zawiera danych osobowych.
• Wypis wraz z wyrysem – jeden dokument łączący opis i mapę. To najczęściej wymagany pakiet przy transakcjach notarialnych, wnioskach o pozwolenie na budowę i podziałach geodezyjnych.

W skład danych wypisu wchodzą także numer jednostki rejestrowej, oznaczenie księgi wieczystej (jeżeli została założona), wartość użytku oraz identyfikator TERYT obrębu. W wersji uproszczonej Starostwo Powiatowe pomija dane osobowe – ten wariant wystarcza, gdy celem jest potwierdzenie parametrów działki, a nie kręgu właścicieli. Pełną analizę stanu prawnego uzupełnia sprawdzenie księgi wieczystej online, a wszystkie drogi do nazwiska właściciela zestawia poradnik jak sprawdzić właściciela działki.

Zgodnie z art. 24 ust. 5 Ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U. 2024 poz. 1151 t.j.) pełny wypis – zawierający dane osobowe właściciela lub władającego – przysługuje tylko osobom, które wykażą interes prawny. Starosta weryfikuje ten interes na etapie rozpatrywania wniosku.

Do kręgu uprawnionych należą:

• Właściciel i współwłaściciel działki – zarówno osoba fizyczna, jak i firma wpisana w Dziale II księgi wieczystej lub w rejestrze gruntów.
• Użytkownik wieczysty – w granicach praw wynikających z umowy i zapisów art. 24 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne.
• Osoba władająca nieruchomością na podstawie tytułu prawnego – np. dzierżawca, najemca, posiadacz samoistny z postanowieniem sądu.
• Rzeczoznawca majątkowy – przy sporządzaniu operatu szacunkowego, jeśli wykaże cel wyceny (art. 174 i nast. Ustawy o gospodarce nieruchomościami).
• Notariusz, komornik, sąd i organy administracji – w ramach prowadzonych postępowań, na podstawie przepisów szczególnych.
• Osoba z udokumentowanym interesem prawnym – np. spadkobierca z postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku, nabywca z zawartą umową przedwstępną, sąsiad z wszczętym postępowaniem rozgraniczeniowym.

Samo zainteresowanie kupnem działki nie jest interesem prawnym. Osoba, która dopiero rozważa transakcję, może zamówić wypis uproszczony bez danych osobowych albo poprosić sprzedającego o udostępnienie wypisu pełnego, którym ten dysponuje ze swojego postępowania.

System ewidencji gruntów i budynków jest prowadzony przez starostów, prezydentów miast na prawach powiatu oraz – w nielicznych przypadkach – przez wójtów, burmistrzów i prezydentów gmin, którzy otrzymali powierzenie. W praktyce większość wniosków trafia do jednej z trzech ścieżek:

• Geoportal.gov.pl – e-usługa „Zamawianie dokumentów z PZGiK” prowadzona przez Główny Urząd Geodezji i Kartografii (GUGiK). Działa 24 godziny na dobę, wymaga logowania przez Profil Zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczną. Dokument wydawany jest w postaci PDF z kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika organu.
• Starostwo Powiatowe – właściwe dla działek położonych w gminach wiejskich, miejsko-wiejskich i w większości miast, które nie są miastami na prawach powiatu. Wydział Geodezji i Kartografii Starostwa przyjmuje wnioski osobiście, pocztą, przez ePUAP lub system e-Geodezja danego powiatu.
• Urząd Miasta na prawach powiatu – dla nieruchomości położonych w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Poznaniu, Gdańsku i 60 innych miastach wojewódzkich i dawnych wojewódzkich. Wniosek trafia do miejskiego Biura Geodezji i Katastru.

Wyjątkowo, w gminach z powierzonym prowadzeniem EGiB (m.in. część gmin Mazowsza i Podlasia), wniosek składa się w Urzędzie Gminy. Lista tych gmin jest publikowana przez właściwego wojewodę. Jeżeli interesariusz trafi pod niewłaściwy organ, wniosek zostanie przekazany zgodnie z art. 65 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, ale wydłuży to procedurę o kilka dni.

Ustawa Prawo geodezyjne i kartograficzne nie wyznacza sztywnego terminu wydania wypisu, więc zastosowanie mają ogólne zasady Kodeksu postępowania administracyjnego. Praktyka powiatowych ośrodków dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej (PODGiK) pokazuje, że standardowy czas realizacji to 4–7 dni roboczych, a dla prostych zamówień przez geoportal nawet 1–3 dni.

Pełna procedura elektroniczna wygląda następująco:

1. Zaloguj się w geoportal.gov.pl przez Profil Zaufany, e-dowód albo bankowość elektroniczną. Portal korzysta z węzła login.gov.pl, więc tożsamość jest potwierdzona.
2. Odnajdź działkę na mapie – po numerze ewidencyjnym, adresie lub kliknięciu w obręb. Można też wkleić identyfikator TERYT (np. 146503_8.0807.15/2).
3. Wybierz dokument w module „Zamawianie dokumentów z PZGiK”. Do wyboru są: wypis z rejestru gruntów, wypis z wyrysem, wypis uproszczony, wyrys z mapy ewidencyjnej.
4. Wypełnij uzasadnienie interesu prawnego, jeśli zamawiasz wersję z danymi osobowymi. System prosi o wskazanie podstawy (własność, spadkobranie, postępowanie sądowe, wycena rzeczoznawcy). Do wniosku można dołączyć skan postanowienia lub umowy.
5. Opłać zamówienie przez Paybynet lub kartą. Opłata jest liczona za każdą jednostkę rejestrową osobno.
6. Odbierz dokument w skrzynce ePUAP lub w zakładce „Moje zamówienia” w geoportalu. PDF jest podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika organu.

Przy ścieżce papierowej w Starostwie formularz wniosku (wzór zgodny z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii w sprawie wzorów wniosków o udostępnienie materiałów z PZGiK, Dz.U. 2021 poz. 1404) wypełnia się na miejscu lub pobiera ze strony urzędu. Do wniosku dołącza się dokument tożsamości, a w przypadku wypisu pełnego – dokument potwierdzający interes prawny.

Stawki opłat są ustalone w Tabeli nr 11 załącznika do Ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U. 2024 poz. 1151 t.j.). Nie są to kwoty ustalane indywidualnie przez Starostę – obowiązują w całym kraju jednolicie. Od ceny nie pobiera się podatku VAT, bo jest to opłata publicznoprawna.

Jednostka rejestrowa to zbiór działek w jednym obrębie, należących do tego samego właściciela. Jeżeli wniosek obejmuje działki z dwóch obrębów, opłata jest naliczana podwójnie. Dodatkowe opłaty pojawiają się wyłącznie przy pełnomocnictwie (17 zł opłaty skarbowej za dokument pełnomocnictwa, Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, Dz.U. 2023 poz. 2111 t.j.). Samego wniosku o wypis nie obejmuje opłata skarbowa.

Od 2020 roku dokumenty z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego mają pełną moc prawną zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej. Notariusze, banki i Urząd Skarbowy przyjmują PDF opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną organu (art. 40a ust. 1a Ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne w związku z Ustawą o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej).

Wybór formy zależy od dalszego obiegu dokumentu:

• PDF z podpisem kwalifikowanym – najszybszy, tańszy o 10 zł, wystarcza dla notariusza, banku hipotecznego, urzędu gminy przy wniosku o warunki zabudowy. Weryfikacja podpisu odbywa się w bezpłatnych walidatorach (np. weryfikacjapodpisu.pl albo narzędziu Ministerstwa Cyfryzacji).
• Papier z pieczęcią urzędu – wymagany jeszcze przez niektóre sądy wieczystoksięgowe i starsze banki spółdzielcze, zwłaszcza przy sprawach spadkowych czy rozgraniczeniach. Kosztuje 10 zł więcej i wymaga osobistego odbioru lub dostawy pocztą.

W praktyce, jeżeli dokument jest potrzebny do transakcji notarialnej, warto zapytać notariusza o preferowaną postać. Większość kancelarii akceptuje PDF, ale część – zwłaszcza w mniejszych miejscowościach – prosi o wersję papierową.

Wypis z rejestru gruntów funkcjonuje w następujących ramach prawnych:

• Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U. 2024 poz. 1151 t.j.) – art. 20 (zakres EGiB), art. 24 ust. 5 (krąg uprawnionych do danych osobowych), art. 40a (opłaty), załącznik – Tabela nr 11 (stawki).
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz.U. 2021 poz. 1390 z późn. zm.) – zakres danych przechowywanych w EGiB, sposób ich aktualizacji.
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 28 lipca 2021 r. w sprawie wzorów wniosków o udostępnienie materiałów z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz.U. 2021 poz. 1404) – formularze P i EGiB.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) – ogranicza krąg osób uprawnionych do wglądu w dane osobowe właścicieli. To ono, razem z art. 24 ust. 5 ustawy PGiK, uzasadnia istnienie wersji uproszczonej bez danych osobowych.

Starosta może odmówić wydania pełnego wypisu, jeżeli wnioskodawca nie wykaże interesu prawnego. Odmowa przybiera formę decyzji administracyjnej, od której służy odwołanie do wojewódzkiego inspektora nadzoru geodezyjnego i kartograficznego w terminie 14 dni (art. 127 § 2 Kpa w związku z art. 7b ustawy PGiK).

Geoportal.gov.pl nie zawsze prowadzi bezpośrednio do finalizacji. Część powiatów ma własny portal mapowy (tzw. e-Geodezja, webEWID, iMPA, iGeoMap), do którego geoportal tylko odsyła. Realny czas oczekiwania zależy od obciążenia konkretnego Starostwa, a pierwszy wniosek bywa odrzucany z przyczyn formalnych.

• Portal powiatowy może być inny niż geoportal.gov.pl – lista lokalnych serwisów jest dostępna w katalogu sluzbageodezyjna.gugik.gov.pl. Dla Warszawy jest to mapa.um.warszawa.pl, dla Krakowa msip.krakow.pl, dla Łodzi mapa.lodz.pl. Jeżeli geoportal nie oferuje zamówienia dla Twojej działki, sprawdź właściwy portal starostwa.
• Realny czas oczekiwania waha się od 1 dnia do 30 dni – duże Starostwa wielkomiejskie oraz te z małą obsadą potrafią pracować dłużej niż standardowe 4–7 dni. Kodeks postępowania administracyjnego wyznacza graniczny termin 30 dni (art. 35 § 3 k.p.a.), ale w praktyce wypis rzadko go osiąga. Mniejsze powiaty wydają dokument nawet tego samego dnia przy osobistym odbiorze.
• Najczęstsze powody odmowy lub wezwania do uzupełnienia – nieaktualny numer działki po podziale geodezyjnym, brak podpisu wnioskodawcy, brak dokumentu potwierdzającego interes prawny przy wersji pełnej, błędne numery kont do opłaty, wniosek na niewłaściwym formularzu (wzór P zamiast EGiB). W każdym przypadku Starostwo wzywa do uzupełnienia w trybie art. 64 § 2 k.p.a., a odmowa pojawia się tylko wtedy, gdy braki nie zostaną usunięte w wyznaczonym terminie 7 dni.