Dziennik budowy - co to jest i jak go prowadzić?

Dziennik budowy to urzędowy dokument przebiegu robót i istotnych dla nich zdarzeń, obowiązkowy przy robotach wymagających ustanowienia kierownika budowy (art. 45 i 47a Prawa budowlanego). Zapis powstaje chronologicznie i pomaga ustalić, co, kiedy oraz przez kogo zostało wykonane lub odebrane.

Obowiązek obejmuje roboty objęte pozwoleniem na budowę oraz wskazane w art. 42 ust. 1 pkt 2 roboty na zgłoszenie, w tym zwykłe zgłoszenie domu jednorodzinnego. Organ może jednak wyłączyć obowiązek ustanowienia kierownika w przypadkach z art. 42 ust. 3. Dlatego tryb i ewentualną decyzję o wyłączeniu ustal przed rozpoczęciem prac.

Inaczej działa uproszczona budowa domu z art. 29 ust. 1 pkt 1a: ten tryb nie wymaga ustanowienia kierownika, a więc również prowadzenia dziennika na podstawie art. 45. Sprawdź warunki uproszczonego zgłoszenia domu. Z tej procedury skorzystasz tylko wtedy, gdy spełnisz wszystkie ustawowe warunki, a nie sam limit powierzchni.

Za prowadzenie dziennika odpowiada kierownik budowy, ale prawo do wpisów mają także inni uczestnicy procesu budowlanego, w tym inwestor (art. 17, 47d i 47e Prawa budowlanego). Jako inwestor możesz więc dokonać wpisu, choć kierownik nadal odpowiada za prawidłowe prowadzenie dokumentu.

Przed rozpoczęciem robót wpisujesz osoby, którym powierzasz funkcje, a każda z nich potwierdza wpisem przyjęcie obowiązków i podaje numer uprawnień. W EDB służą do tego opcje powierzenia i przyjęcia obowiązków (§ 10 i 12 rozporządzenia z Dz.U. 2023 poz. 45).

Wpis powinien odnosić się do działań i kompetencji osoby, która go dokonuje. Prawo inwestora do wpisu nie zastępuje uprawnień potrzebnych do pełnienia funkcji kierownika, projektanta lub inspektora nadzoru.

O wydanie dziennika występujesz jako inwestor do właściwego organu administracji architektoniczno-budowlanej, a o EDB wnioskujesz bezpośrednio w systemie (art. 47g). Dla zwykłej budowy jest to organ, który wydał pozwolenie lub przyjął zgłoszenie; przy legalizacji albo pozwoleniu na wznowienie robót dziennik wydaje właściwy organ nadzoru.

Podaj dane inwestora oraz decyzji albo zgłoszenia, a dla EDB także adres e-mail. Urząd wydaje dziennik w ciągu 3 dni roboczych, ale najwcześniej po uzyskaniu prawa do robót: gdy decyzja stała się wykonalna albo zgłoszenie uprawnia już do budowy (art. 47g ust. 4-5). W przypadku dziennika papierowego urząd opieczętowuje przedłożony dziennik, a w przypadku EDB zapewnia dostęp i nadaje dziennikowi indywidualny numer (art. 47h).

Do kiedy można uzyskać papierowy dziennik?

Papierowy dziennik budowy organy wydają zasadniczo do 31 grudnia 2031 r. Art. 47v Prawa budowlanego przewiduje wyjątek dla terenów zamkniętych ustalonych decyzją wymienionych w nim organów państwowych. Termin dotyczy wydawania dziennika, a nie automatycznego zamknięcia wcześniej wydanego papierowego dokumentu.

Dziennik papierowy może składać się z tomów. Gdy go zapełnisz, wystąp do właściwego organu o kolejny tom (art. 47j). Jeśli chcesz zmienić formę prowadzenia, możesz przejść do EDB na zasadach opisanych w art. 47k.

Do EDB zalogujesz się przez usługę login.gov.pl, a po otrzymaniu dziennika jako inwestor dodasz kierownika i pozostałych uprawnionych uczestników. Otwórz oficjalny system EDB GUNB. Elektroniczny Dziennik Budowy działa od 27 stycznia 2023 r.; GUNB udostępnia bezpłatną aplikację do wystąpienia o dziennik i jego prowadzenia.

1. Załóż konto inwestora. Potwierdź tożsamość dostępną metodą logowania i wystąp o wydanie dziennika do właściwego organu.
2. Po wydaniu dziennika dodaj uczestników. Powierz funkcję kierownikowi budowy i udostępnij dziennik innym osobom uprawnionym do wpisów. Uczestnicy przyjmują powierzone obowiązki w systemie.
3. Dokonuj wpisów ze swojego konta. Każda osoba wpisuje informacje w ramach pełnionej funkcji; przepisy wymagają identyfikacji autora i daty wpisu.

Inwestor udostępnia EDB uczestnikom procesu oraz innym uprawnionym osobom; kierownik może udostępniać go geodecie i upoważnionym kontrolującym (art. 47o). Dostęp do dziennika wynika z udziału w konkretnej budowie i uprawnień - EDB nie jest publiczną wyszukiwarką inwestycji taką jak RWDZ.

Jak przejść z papieru do EDB?

Wystąp o wydanie dziennika elektronicznego. Po jego wydaniu inwestor albo kierownik budowy zamyka wpisem dziennik papierowy, a dalszą dokumentację prowadzi się w EDB (art. 47k ust. 1-2). Dziennik prowadzony elektronicznie kontynuuje się już elektronicznie (ust. 3).

Do dziennika wpisuje się przebieg robót, odbiory oraz zdarzenia i okoliczności istotne dla technicznej oceny budowy. Wpisów dokonuje się chronologicznie, trwale i czytelnie, z datą oraz danymi autora. W dzienniku papierowym wpis podpisuje osoba, która go dokonuje, a w EDB wpis uwierzytelnia zalogowany użytkownik (§ 6-9 rozporządzenia).

• Przed robotami odnotowuje się osoby pełniące funkcje i przyjęcie obowiązków. Dalsze wpisy dotyczą rzeczywistego przebiegu prac.
• W trakcie budowy zapisuje się wykonane etapy, odbiory robót ulegających zakryciu, kontrole i okoliczności wpływające na technologię, np. pogodę istotną dla danej pracy.
• Gdy użytkowanie ma się zacząć przed wykonaniem wszystkich robót (art. 55 ust. 1 pkt 3), dziennika jeszcze się nie zamyka (art. 47l ust. 6).

Poprawkę wprowadź kolejnym wpisem z właściwą treścią i uzasadnieniem zmiany (§ 7). Zachowanie wcześniejszego zapisu pozwala prześledzić przebieg budowy. Wpis dotyczący zmiany projektu dokumentuje zdarzenie, ale wymagany tryb zmiany pozwolenia lub projektu ustala się odrębnie zgodnie z art. 36a Prawa budowlanego.

Protokoły związane z robotami wpisuje się do dziennika albo prowadzi jako odrębny zbiór wskazany w dzienniku (§ 15). Ustal z kierownikiem sposób dokumentowania odbiorów, zanim roboty zostaną zakryte.

Najpierw uzyskujesz prawo do robót i dziennik, następnie dokumentujesz budowę, a na zakończenie stosujesz procedurę zawiadomienia lub pozwolenia na użytkowanie właściwą dla obiektu. Dla domu jednorodzinnego podstawową drogą jest zawiadomienie; przypadki wymagające pozwolenia na użytkowanie określa art. 55 Prawa budowlanego.

1. Ustal wykonalność pozwolenia albo prawo do rozpoczęcia robót na podstawie zgłoszenia. W razie wątpliwości sprawdź obowiązki po wydaniu pozwolenia.
2. Zapewnij wymaganego kierownika i dziennik. Przed rozpoczęciem robót dopełnij także obowiązków zawiadomienia nadzoru wynikających z art. 41 ust. 4.
3. Dokumentuj przebieg robót i odbiory z uprawnionymi uczestnikami budowy. Zmiany kierownika i innych osób pełniących funkcje uwzględnij w dokumentacji.
4. Ustal z kierownikiem, jakie dokumenty składasz na zakończenie i czy właściwe jest zawiadomienie, czy wniosek o pozwolenie na użytkowanie.

Projekt i warunki działki ustalasz wcześniej. Jeśli potrzebujesz decyzji planistycznej, sprawdź, jak uzyskać WZ. Dziennik służy dokumentowaniu robót, a dopuszczalność inwestycji wynika z właściwych decyzji i przepisów.

Jeśli brakuje wymaganego dziennika lub wpisy zawierają błędy, wyjaśnij sprawę z kierownikiem i właściwym organem nadzoru. Jeśli dokumenty składane na zakończenie zawierają braki lub nieścisłości, uzupełniasz je zgodnie z art. 57 ust. 4 Prawa budowlanego. Zakres potrzebnych dowodów zależy od stanu budowy i dostępnej dokumentacji.

Gdy papierowy dziennik zaginął, zgłoś to kierownikowi i ustal z nadzorem dalsze postępowanie. Zachowaj istniejące protokoły, dokumenty odbiorów oraz kopie. Do dalszych robót wystąp jako inwestor do organu właściwego do wydania dziennika o nowy dziennik (art. 47g), a jego pierwszy wpis powinien opisać stan zaawansowania robót.

Kierownik odpowiada za prowadzenie dziennika. Niedbałe wykonywanie obowiązków może skutkować odpowiedzialnością zawodową na zasadach art. 95-96 Prawa budowlanego. Konkretne konsekwencje zależą od naruszenia i ustaleń właściwego organu.

Brak dziennika i prowadzenie budowy bez wymaganego pozwolenia lub zgłoszenia to różne sytuacje. Jeżeli brakuje samej podstawy do prowadzenia robót, sprawdź zasady postępowania przy samowoli budowlanej. Ustalenie właściwej procedury należy do organu nadzoru.

Po zakończeniu budowy przechowujesz dziennik z dokumentacją obiektu, a przy zakupie rozpoczętej budowy odbierasz dokumenty i ustalasz formalne przeniesienie pozwolenia oraz dostępu do EDB. Przekazanie dokumentacji i jej przechowywanie regulują art. 60 i 63 Prawa budowlanego.

Kiedy trzeba złożyć dziennik albo podać numer EDB?

Zasadniczo do zawiadomienia o zakończeniu budowy lub wniosku o pozwolenie na użytkowanie dołącza się oryginał papierowego dziennika albo podaje numer EDB (art. 57 ust. 1 pkt 1). Wyjątek dotyczy zawiadomienia o zakończeniu budowy domu jednorodzinnego: art. 57 ust. 1b zwalnia z dołączenia dziennika. To zwolnienie dotyczy tylko dokumentów składanych po zakończeniu budowy; dziennik trzeba prowadzić podczas robót, gdy wymaga tego art. 45.

Wpis zamykający dziennik i oświadczenie kierownika o zgodności wykonania obiektu z projektem oraz przepisami to odrębne czynności. Wymagane oświadczenie określa art. 57 ust. 1 pkt 2; zestaw dokumentów dla konkretnej budowy ustal z kierownikiem i nadzorem.

Co przekazuje się właścicielowi obiektu?

Inwestor przekazuje dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą właścicielowi lub zarządcy. Dla EDB przekazuje wydruk albo nośnik z dziennikiem pobranym z systemu. Właściciel lub zarządca przechowuje dokumenty przez okres istnienia obiektu (art. 60 ust. 1-2 i art. 63 ust. 1).

Jak przejąć EDB przy zakupie rozpoczętej budowy?

Po wydaniu decyzji o przeniesieniu pozwolenia lub innych praw wymienionych w art. 47i organ zapewnia nowemu inwestorowi dostęp do EDB i odbiera dostęp dotychczasowemu. Ma na to 3 dni robocze od wykonalności decyzji o przeniesieniu. Przy zakupie budowy ustal z urzędem przeniesienie pozwolenia oraz dostępu do EDB.