Ewidencja gruntów i budynków (EGiB) - jak sprawdzić?

Ewidencja gruntów i budynków (EGiB) to rejestr danych o działkach, budynkach i lokalach oraz o ich właścicielach i innych władających. Prowadzi ją starosta dla obszaru powiatu (art. 7d pkt 1 lit. a ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne). Według art. 20 tej ustawy ewidencja obejmuje:

• grunty - ich położenie, granice, powierzchnię, użytki gruntowe i klasy bonitacyjne oraz oznaczenie księgi wieczystej albo zbioru dokumentów, jeśli je założono;
• budynki - położenie, przeznaczenie, funkcje użytkowe i ogólne dane techniczne;
• lokale - położenie, funkcje użytkowe i powierzchnię użytkową;
• właścicieli, a w określonych przypadkach także inne podmioty władające nieruchomością, wraz z miejscem pobytu stałego albo adresem siedziby.

Na wniosek gminy i po spełnieniu warunków z ustawy starosta powierza w drodze porozumienia prowadzenie tych spraw wójtowi, burmistrzowi albo prezydentowi miasta (art. 6a ust. 4). Jeśli w twojej gminie doszło do takiego powierzenia, sprawy objęte porozumieniem załatwisz w urzędzie gminy.

Dane z ewidencji są podstawą planowania przestrzennego, wymiaru podatków, oznaczania nieruchomości w księgach wieczystych i gospodarki nieruchomościami (art. 21 ust. 1). Informacje zawarte w operacie ewidencyjnym, czyli w bazie danych i w zbiorze dokumentów uzasadniających wpisy, są jawne (art. 24 ust. 1-2); ograniczony jest tylko dostęp do danych właścicieli i władających. Krótką definicję rejestru zawiera hasło ewidencja gruntów w słowniku.

Dane konkretnej działki odczytasz w geoportal.gov.pl albo w portalu mapowym starostwa: włączasz warstwę działek ewidencyjnych, odszukujesz działkę i klikasz ją na mapie. Taki podgląd służy do orientacji, a dokumentem urzędowym jest dopiero wypis albo wyrys. Oznaczenia przy granicach działek objaśnia poradnik jak odczytać mapę ewidencyjną.

1. 1

   Zanotuj numer działki, obręb i gminę

   Jeśli nie znasz numeru albo obrębu, odszukaj działkę na mapie po położeniu.

2. 2

   Otwórz warstwę działek ewidencyjnych

   Skorzystaj z geoportal.gov.pl albo z portalu mapowego starostwa. Geoportal pokazuje dane z usług powiatowych, więc ich zakres zależy od powiatu.

3. 3

   Kliknij działkę i odczytaj jej dane

   Według standardu usług powiatowych dostajesz identyfikator działki, numer i nazwę obrębu, nazwę gminy, pole powierzchni ewidencyjnej, wykaz klasoużytków, numer grupy rejestrowej i datę publikacji danych. Jeśli któregoś z tych atrybutów brakuje, sprawdź portal starostwa.

4. 4

   Sprawdź budynki na warstwie budynków

   Po kliknięciu obrysu budynku zobaczysz jego identyfikator, rodzaj według Klasyfikacji Środków Trwałych i liczbę kondygnacji nadziemnych oraz podziemnych.

5. 5

   Porównaj dane z dokumentami działki

   Zestaw numer, obręb, powierzchnię, użytek i klasę z umową, ogłoszeniem i księgą wieczystą. Jeśli potrzebujesz urzędowego potwierdzenia, zamów wypis albo wyrys.

Powiaty mają udostępniać dane EGiB codziennie, według stanu z dnia udostępnienia albo z dnia poprzedniego (§ 39 ust. 1a rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków). Jeśli danych działki brakuje także w portalu starostwa, zapytaj w urzędzie.

Wśród danych działki jest też numer grupy rejestrowej. Pokazuje on, do jakiej kategorii właścicieli zaliczono działkę, bez ujawniania ich danych: grupa 7 obejmuje osoby fizyczne, grupy 4 i 5 gminy oraz związki międzygminne lub metropolitalne, a grupa 15 spółki prawa handlowego (§ 14 ust. 1 rozporządzenia).

Numer działki, obręb i powierzchnię ewidencyjną pokazuje podgląd działki. Numer wyróżnia działkę tylko w granicach obrębu ewidencyjnego (§ 7 ust. 5 rozporządzenia), więc w innym obrębie tej samej gminy może istnieć działka o tym samym numerze. Dlatego we wniosku podawaj numer razem z obrębem i gminą albo pełny identyfikator. Gdy numeru nie znasz, skorzystaj z instrukcji jak sprawdzić numer działki i obręb ewidencyjny.

Pełny identyfikator działki ma postać WWPPGG_R.XXXX.NDZ (załącznik nr 5 do rozporządzenia):

• WW, PP i GG - kody województwa, powiatu i gminy;
• R - rodzaj jednostki ewidencyjnej;
• XXXX - numer obrębu, od 0001 do 9999;
• NDZ - numer działki, na przykład 123/4.

Znak R w identyfikatorze nie ma związku z symbolem R gruntów ornych, bo oznacza rodzaj jednostki. W gminie miejsko-wiejskiej miasto i część wiejska tworzą dwie jednostki ewidencyjne (§ 5 ust. 2), więc działki w mieście mają w tym miejscu cyfrę 4, a działki na obszarze wiejskim cyfrę 5, zgodnie z oznaczeniami rejestru TERYT.

Powierzchnię ewidencyjną oblicza się ze współrzędnych punktów granicznych z uwzględnieniem poprawki odwzorowawczej i podaje w hektarach z precyzją zapisu do 0,0001 ha, czyli do 1 m² (§ 16 ust. 2). Jeśli od założenia ewidencji nie obliczono jej z taką precyzją, wpis może mieć precyzję 0,01 ha, czyli 100 m² (§ 16 ust. 3).

Powierzchnia ewidencyjna nie jest więc wynikiem bezpośredniego pomiaru odległości w terenie i może różnić się od powierzchni podanej w ogłoszeniu. Jeśli różnica ma znaczenie dla ceny albo zabudowy, przed podpisaniem umowy sprawdź przebieg granic według poradnika jak sprawdzić granice i wymiary działki.

Użytek gruntowy odczytasz z symbolu literowego: R oznacza grunty orne, Ł łąki trwałe, Ps pastwiska trwałe, Ls lasy, a B tereny mieszkaniowe (§ 9 rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków). Pełny wykaz symboli zawiera ten paragraf, a skróty łatwo pomylić: Ls to lasy, a Lz grunty zadrzewione i zakrzewione. Przy odczycie korzystaj z legendy portalu albo z zestawienia oznaczeń na mapie działki; grupy użytków objaśnia też hasło użytki gruntowe w słowniku.

Klasę bonitacyjną ewidencja wykazuje tylko dla gruntów rolnych oraz gruntów leśnych, zadrzewionych i zakrzewionych (§ 8 ust. 2). Jedna działka może mieć kilka takich części, na przykład grunt orny jednej klasy i łąkę innej klasy, a ewidencja podaje powierzchnię każdej z nich (§ 16 ust. 1 pkt 4). Usługa powiatowa pokazuje te części w danych działki jako wykaz klasoużytków, czyli użytków wraz z klasami. Co klasa zmienia przy odrolnieniu i zabudowie, wyjaśnia poradnik o klasie bonitacyjnej gruntu.

Symbol użytku opisuje grunt tak, jak ujęto go w ewidencji, i nie jest przeznaczeniem terenu w planie. Symbol B nie oznacza więc, że na działce wolno budować. Przeznaczenie terenu sprawdzisz w dokumentach planistycznych gminy, w tym w planie ogólnym gminy.

Budynki sprawdzisz na warstwie budynków w Geoportalu albo w portalu powiatu: po kliknięciu obrysu usługa podaje identyfikator budynku, jego rodzaj według Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) oraz liczbę kondygnacji nadziemnych i podziemnych (załącznik nr 8 do rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków).

Pełny zakres danych o budynku w ewidencji jest szerszy (§ 18). Obejmuje też pole powierzchni zabudowy, łączne pole powierzchni użytkowej lokali, identyfikatory działek, na których budynek stoi, adres oraz numer księgi wieczystej, jeśli budynek stanowi odrębny od gruntu przedmiot własności. Dla lokalu ewidencja podaje między innymi pole powierzchni użytkowej z dokładnością do 0,01 m² (§ 20).

Brak budynku w ewidencji nie oznacza, że na działce nic nie stoi. EGiB nie wykazuje budynków projektowanych, budynków w budowie ani budynków, które nie wymagają geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej (§ 15 ust. 1). Jeśli kupujesz działkę z domem, którego nie widać w ewidencji, poproś sprzedającego o dokumentację budowy, zanim podpiszesz umowę.

Urzędowo dane budynku potwierdza wypis. Budynek, który nie stanowi odrębnego od gruntu przedmiotu własności, wykazuje wypis z rejestru gruntów przy działce, na której stoi (§ 36 ust. 2 pkt 6). Wypis z rejestru budynków dotyczy budynków stanowiących odrębną od gruntu własność, bo tylko one należą do jednostki rejestrowej budynków (§ 13 ust. 2 i § 36 ust. 5 rozporządzenia). Dane budynku zawiera też wypis z kartoteki budynków (§ 36a rozporządzenia).

Ewidencja gruntów i budynków opisuje działkę i budynki, a księga wieczysta ujawnia stan prawny nieruchomości. Ta różnica ma skutek prawny. Prawo wpisane do księgi wieczystej korzysta z domniemania, że odpowiada rzeczywistemu stanowi prawnemu (art. 3 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece), a wpis właściciela w EGiB takiego domniemania nie tworzy.

Oba rejestry są ze sobą powiązane. Dane EGiB służą do oznaczania nieruchomości w księgach wieczystych (art. 21 ust. 1 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne), a sądy przekazują staroście zawiadomienia o nowych wpisach w działach I i II księgi, na podstawie których ewidencja jest aktualizowana z urzędu (art. 23 ust. 1 pkt 2 i art. 24 ust. 2a pkt 1). Numer księgi wieczystej działki znajdziesz w wypisie z danymi osobowymi; wypis bez danych osobowych go nie zawiera (§ 36 ust. 3 rozporządzenia). Samą księgę sprawdzisz według poradnika jak sprawdzić księgę wieczystą online.

Gdy rejestry się różnią, najpierw ustal, który z nich wymaga zmiany:

• Nieaktualna ewidencja - na przykład EGiB wykazuje poprzedniego właściciela, choć w księdze wpisano już nowego. Starosta wpisuje dane z zawiadomienia sądu najpóźniej w 30 dni od jego otrzymania (art. 23 ust. 7). Jeśli po tym czasie ewidencja nadal wykazuje dawnego właściciela, nowy właściciel może złożyć do starosty wniosek o aktualizację, a podstawą zmiany jest wpis w księdze wieczystej (art. 24 ust. 2b pkt 1 lit. b).
• Niezgodna księga wieczysta - gdy księga nie odpowiada rzeczywistemu stanowi prawnemu, osoba, której prawo nie jest wpisane albo jest wpisane błędnie, może żądać usunięcia niezgodności (art. 10 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece).

Jeśli kupujesz działkę, poproś sprzedającego o wyjaśnienie rozbieżności przed podpisaniem umowy.

Wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej wydaje na wniosek starostwo powiatowe albo właściwy urząd miasta, w postaci elektronicznej albo papierowej (art. 24 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, § 36 ust. 1 rozporządzenia). Opłatę określa tabela nr 11 załącznika do ustawy, a stawka dotyczy jednej jednostki rejestrowej gruntów, czyli działek z jednego obrębu objętych tymi samymi prawami w tych samych udziałach (§ 13 ust. 1 rozporządzenia). Wypis bez danych osobowych kosztuje 24 zł w postaci elektronicznej i 30 zł w papierowej, a wyrys odpowiednio 105 zł i 110 zł. Wypis z danymi osobowymi razem z wyrysem kosztuje 140 zł elektronicznie i 150 zł papierowo. Stawki pozostałych dokumentów, formularz wniosku i sposób zamówienia opisuje poradnik jak zamówić wypis z rejestru gruntów.

Wersję z danymi właścicieli i władających starosta wydaje tylko właścicielom i władającym, organom i podmiotom wykonującym zadania publiczne związane z daną nieruchomością, operatorom sieci telekomunikacyjnych i energetycznych, sądom na potrzeby prowadzonych postępowań oraz innym osobom, które mają interes prawny (art. 24 ust. 5). Pozostali mogą zamówić wypis z EGiB bez danych osobowych, w którym nie ma też numerów ksiąg wieczystych (§ 36 ust. 3). Inne legalne sposoby ustalenia właściciela zestawia poradnik jak sprawdzić właściciela działki.

Wypisy i wyrysy organ opatruje klauzulą, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisu w księdze wieczystej. Wypis bez tej klauzuli nosi tytuł „Uproszczony wypis z rejestru gruntów” (§ 36 ust. 6-7), więc do sprawy wieczystoksięgowej nie zamawiaj wersji uproszczonej.

Ustawa nie określa jednego terminu wydania wypisu i wyrysu, dlatego termin podaje właściwy urząd. Wniosek przez internet przyjmują tylko niektóre starostwa, więc sposób jego złożenia sprawdź na stronie swojego starostwa.

Złóż do starosty wniosek o aktualizację ewidencji i dołącz dokument, z którego wynikają właściwe dane. Wniosek mogą złożyć właściciele i inne podmioty wykazane w ewidencji oraz osoby władające gruntem na zasadach samoistnego posiadania (art. 24 ust. 2a pkt 2 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne).

Sposób aktualizacji zależy od dokumentu. Jeśli zmiana wynika na przykład z wpisu w księdze wieczystej, prawomocnego orzeczenia sądu, ostatecznej decyzji, aktu notarialnego albo dokumentacji geodezyjnej przyjętej do państwowego zasobu, starosta wprowadza ją czynnością materialno-techniczną, czyli bez wydawania decyzji (art. 24 ust. 2b pkt 1). W pozostałych przypadkach wydaje decyzję administracyjną, a odmowa aktualizacji również następuje w drodze decyzji (art. 24 ust. 2b pkt 2 i ust. 2c).

Starosta aktualizuje ewidencję także z urzędu, gdy zmiana wynika z przepisów prawa, z dokumentów przekazanych między innymi przez sądy i notariuszy, z materiałów zasobu albo z wykrycia błędnych informacji (art. 24 ust. 2a pkt 1). Właściciel lub władający ma natomiast 30 dni od powstania zmiany, aby zgłosić ją staroście. Obowiązek nie dotyczy zmian wynikających między innymi z aktów normatywnych, prawomocnych orzeczeń, decyzji, aktów notarialnych i wpisów w innych rejestrach publicznych (art. 22 ust. 2).

Gdy stan w terenie różni się od ewidencji, a starosta nie może uzyskać danych w inny sposób, może decyzją nałożyć na właściciela obowiązek opracowania dokumentacji geodezyjnej (art. 22 ust. 3). Jeśli rozbieżność dotyczy działki, którą chcesz kupić, ustal przed podpisaniem umowy, kto i na podstawie jakiego dokumentu złoży wniosek o aktualizację.